P-05 · Campaña y suministro de calefacción central
Contexto
Sección titulada «Contexto»Cubre la gestión operativa de la calefacción centralizada: pedidos de gasoil, arranque/parada de campaña y gestión de horarios. No es una avería — es gestión rutinaria de alto impacto económico. El gasoil representa el mayor gasto variable de muchas comunidades.
FASE 1 · Pedido de combustible
Sección titulada «FASE 1 · Pedido de combustible»[PASO 1] Recibir aviso del nivel bajo del depósito:
- Del personal del edificio o responsable designado (lectura del manómetro).
- Del técnico de mantenimiento en su visita periódica.
- Del proveedor de gasoil si tiene contrato de nivel mínimo garantizado.
[PASO 2] Verificar:
- Nivel actual del depósito (en litros).
- Consumo estimado hasta el fin de temporada.
- Precio del gasoil en ese momento (comparar si hay varios proveedores homologados).
[PASO 3] [DECISIÓN] ¿Quién autoriza el pedido?
- Para pedidos rutinarios dentro del presupuesto aprobado: el administrador puede autorizar directamente.
- Para pedidos que superen el presupuesto anual de combustible: consultar con el presidente.
[PASO 4] Realizar el pedido al proveedor:
- Indicar litros, dirección exacta y número de finca.
- Confirmar horario de entrega (habitualmente se necesita acceso al depósito).
[PASO 5] Coordinar el acceso para la entrega con el portero o responsable del edificio.
[PASO 6] Recibir el albarán de entrega y verificar:
- Litros entregados vs. pedidos.
- Precio unitario conforme al presupuesto.
[PASO 7] Registrar la entrega y archivar el albarán. La factura llegará posteriormente — gestionar según P-10.
[REGISTRO] Crear o actualizar una incidencia operativa:
- Descripción: “[N] litros gasoil — [finca] — [fecha entrega]”
- Proveedor: empresa de gasoil.
FASE 2 · Arranque de campaña
Sección titulada «FASE 2 · Arranque de campaña»[PASO 1] Determinar la fecha de inicio de calefacción:
- Según lo aprobado en junta (si hay acuerdo de fechas).
- Por criterio del administrador si no hay acuerdo explícito (normalmente al bajar de 15ºC de media).
[PASO 2] Avisar a la empresa de mantenimiento de calderas con al menos 5 días de antelación para que realice la puesta en marcha y revisión previa al arranque.
[PASO 3] Verificar que hay combustible suficiente para iniciar la temporada (si no, volver a la FASE 1).
[PASO 4] Comunicar a los propietarios la fecha de inicio de calefacción y el horario de funcionamiento.
- Por tablón, circular y/o plataforma digital.
[PASO 5] Primer día de funcionamiento: confirmar con el técnico de mantenimiento que el arranque ha sido correcto y que no hay incidencias.
[DECISIÓN] ¿Hay quejas de propietarios por temperatura desigual?
- → SÍ: NODO 1.5.1.2 → Solicitar a la empresa de mantenimiento un equilibrado de la red.
- → NO: cerrar la actuación de arranque.
FASE 3 · Gestión de horarios y cierre de campaña
Sección titulada «FASE 3 · Gestión de horarios y cierre de campaña»[PASO 1] Cualquier cambio de horario debe ser comunicado con al menos 48h de antelación a los propietarios.
[PASO 2] Si un propietario solicita un cambio de horario:
[DECISIÓN] ¿Hay acuerdo de junta sobre los horarios?
- → SÍ: No se puede cambiar unilateralmente. Informar al propietario que debe proponer el cambio en junta.
- → NO: El administrador puede gestionar el cambio con el criterio de la mayoría o del presidente.
[PASO 3] Fin de temporada:
- Comunicar la fecha de parada a propietarios y al técnico de calderas.
- El técnico realiza la revisión post-campaña.
- Registrar el consumo total de la temporada (útil para presupuestar la temporada siguiente).