P-10 · Gestión administrativa de facturas de proveedor
Contexto
Sección titulada «Contexto»La gestión rutinaria de facturas (recepción, conformidad, registro, pago) es una de las tareas más frecuentes. La ontología distingue entre facturas incorrectas (2.3.1) y la gestión ordinaria (5.2.4).
FASE 1 · Factura conforme
Sección titulada «FASE 1 · Factura conforme»[PASO 1] Recibir la factura del proveedor (email, portal de gestión o correo postal).
[PASO 2] Verificar la conformidad básica de la factura:
- ¿Tiene todos los datos fiscales obligatorios? (NIF emisor, NIF receptor = CIF comunidad, fecha, número de factura, concepto detallado, base, IVA, total)
- ¿El importe coincide con el presupuesto aprobado?
- ¿El concepto corresponde a un trabajo realmente realizado?
[PASO 3] [DECISIÓN] ¿La factura presenta alguna anomalía?
- → Importe superior al presupuesto → NODO 2.3.1.2 Contactar con el proveedor para solicitar explicación o factura rectificativa.
- → Concepto incorrecto o trabajo no realizado → NODO 2.3.1.1 No pagar. Reclamar al proveedor.
- → Factura duplicada → NODO 2.3.1.3 Archivar como duplicado y no tramitar el pago.
- → Todo correcto → continuar con [PASO 4].
[PASO 4] Imputar la factura a la finca y al ejercicio contable correspondiente en el sistema de gestión.
- Asignar la cuenta contable correcta.
- Vincularla al expediente o incidencia correspondiente si existe (fontanería, ascensor, limpieza, etc.).
[PASO 5] Tramitar el pago según el calendario de pagos de la comunidad (normalmente mensual o quincenal).
- Verificar que hay saldo suficiente en la cuenta de la comunidad.
- Si no hay saldo: informar al presidente y valorar si se activa una derrama urgente.
[PASO 6] Archivar la factura (digital preferentemente, con nomenclatura estándar):
[año]-[mes]-[finca]-[proveedor]-[nº factura].[pdf]
[PASO 7] Para facturas relevantes (obras, contratos anuales), adjuntar también al expediente correspondiente en el sistema de gestión.
FASE 2 · Factura pendiente
Sección titulada «FASE 2 · Factura pendiente»Si el proveedor ha realizado el trabajo pero no ha facturado en el plazo habitual (>30 días):
[PASO 1] Contactar con el proveedor para recordarle la factura.
[PASO 2] Si persiste: requerir la factura por escrito.
- ⚠ No conviene cerrar el ejercicio contable con gastos sin factura. Provisionar el gasto si es necesario.
FASE 3 · Factura de guardia o servicio extra NODO 5.2.4.3
Sección titulada «FASE 3 · Factura de guardia o servicio extra NODO 5.2.4.3»Cuando el proveedor factura un servicio fuera del contrato (guardia de fin de semana, desplazamiento extra, material urgente):
[PASO 1] Verificar si el servicio extra estaba autorizado previamente (quién lo autorizó, en qué circunstancias).
[PASO 2] Comparar el precio facturado con la tarifa del contrato o con precios de mercado.
[PASO 3] Si el precio es razonable y el servicio fue necesario: aprobar y tramitar según el flujo estándar.
[PASO 4] Si el precio es excesivo: negociar con el proveedor antes de pagar.
[PASO 5] Registrar el servicio extra en el historial de la finca para evaluar si debe incluirse en el contrato de mantenimiento en la próxima renovación.