P-16 · Gestión documental del personal de portería

Contexto

Procedimiento periódico para comunidades con personal propio de portería o conserjería. Agrupa obligaciones mensuales y anuales, gestión de ausencias y control documental de la vivienda de portería cuando exista.

FASE 1 · Gestión mensual

[PASO 1] Tramitar nómina del trabajador y revisar incidencias del mes.

[PASO 2] Gestionar cotizaciones y obligaciones con la TGSS.

[PASO 3] Archivar control de jornada diario conforme a RDL 8/2019.

⚠ Debe ser diario, fiable, accesible y conservarse durante 4 años.

FASE 2 · Gestión anual

[PASO 4] Elaborar y entregar calendario laboral antes del inicio del ejercicio.

[PASO 5] Programar o verificar la documentación de PRL.

Evaluación de riesgos vigente.
Visita o seguimiento del servicio preventivo.
Ofrecimiento de reconocimiento médico anual cuando proceda.

[REGISTRO] Abrir o actualizar expediente documental anual:

"CALENDARIO LABORAL [AÑO]".

FASE 3 · Ausencias e incidencias laborales

[PASO 6] [DECISIÓN] ¿Existe baja médica?

→ SÍ: comunicar parte, gestionar cobertura y valorar sustitución.

[PASO 7] [DECISIÓN] ¿Hay vacaciones pendientes o conflicto de fechas?

→ SÍ: acordar con trabajador y presidente con antelación suficiente.

[REGISTRO] "VACACIONES [AÑO] DEL [FECHA] AL [FECHA]" o expediente de ausencia correspondiente.

FASE 4 · Vivienda de portería

[PASO 8] [DECISIÓN] ¿La comunidad dispone de vivienda de portería vinculada al puesto o vacante?

→ SÍ: revisar uso, gastos, ocupación y situación contractual.

[PASO 9] Si el trabajador cesa o dimite, controlar la obligación de desocupación y escalar jurídicamente si no se cumple.

[PASO 10] Si la vivienda queda vacante, documentar alternativas de uso o arrendamiento para decisión de la comunidad.